Você é amigo do chefe. E agora?

Manter uma boa relação com o chefe é, sem dúvida, desejável. Mas quando essa relação ultrapassa o limite profissional e se transforma em uma amizade, surgem dúvidas: isso pode turbinar sua carreira ou colocar tudo a perder?

No artigo abaixo, trago para vocês, na Oficina de Gerência, o interessante tema sobre as vantagens e desvantagens de ser amigo do seu chefe. Por um lado, a confiança e a proximidade podem proporcionar acesso a oportunidades e desenvolvimento. Por outro lado, existem riscos como percepção de favoritismo, transgressão de limites e dificuldades ao lidar com críticas ou cobranças.

Há circunstâncias particulares que demandam atenção. Qual é a profundidade da amizade? Existe intimidade, como revelações pessoais ou colaborações em outras tarefas fora do trabalho? Existem maneiras certas de se comportar quando estamos com outras pessoas? Em suma, existe a possibilidade de um desentendimento entre os dois, ao lidarem com certas situações de discordância?

Se você já viveu ou está vivendo essa dinâmica com quem lhe comanda, o artigo de José Roberto Marques vai ajudar a enxergar os dois lados da moeda — e, quem sabe, encontrar o equilíbrio ideal entre parceria e profissionalismo. 

Como você descreveria a sua relação com o seu chefe? Ela é estritamente profissional? Ou há algum laço de amizade, que extrapola os assuntos de trabalho, entre vocês dois? Há alguns profissionais que se consideram amigos dos seus chefes ou dos seus colaboradores.

Mas será que essa amizade é bem-vinda? Quais são os benefícios desse fator? Quais são as desvantagens dessa amizade entre níveis diferentes da hierarquia organizacional? Em resumo: dá certo ser amigo do chefe? Não há uma resposta definitiva, mas este artigo pode trazer informações para enriquecer a discussão. Acompanhe-nos na reflexão a seguir!

Amizade com o chefe: pode dar certo?

Sim. Pode dar certo. É raro, mas pode funcionar. Chefe e funcionário tendem, naturalmente, a apresentar comportamentos quase antagônicos: um faz, enquanto o outro cobra. Se os dois conseguirem dar conta das suas respectivas obrigações e desenvolver uma amizade sem comprometer essa dinâmica profissional, maravilha.

A questão é: quem consegue separar perfeitamente a vida pessoal da vida profissional? Essa separação demanda muita maturidade. Talvez você que esteja lendo este artigo agora pense: “Ah, mas eu sou maduro e sei separar as coisas”. Bem, mas e quando o seu chefe o critica por um erro cometido? Você sente vontade de ser amigo dele? Se houver essa maturidade, de verdade, então, pode dar certo.

O que pode dar errado?

Por outro lado, há muitos pontos de atenção nessa delicada relação. Confira o que pode dar errado quando o chefe e o colaborador são amigos.

1. Favoritismos e ciúmes

Imagine que você, chefe, tenha que escolher algum dos seus subordinados para uma promoção, sendo que você é um grande amigo de um deles. Se você conceder a promoção para o seu amigo, mesmo que de fato haja merecimento, pode ser que os demais membros da equipe acreditem que você o promoveu apenas pela amizade.

Já se você não o promover, talvez fique um clima estranho entre vocês dois, por mais que haja justificativas sólidas para a sua decisão. Percebe como é um jogo delicado? Os “termos” dessa relação precisam estar bem definidos antecipadamente, justamente para prevenir constrangimentos do tipo.

2. Avaliações tendenciosas 

Além do clássico exemplo da promoção, momentos mais típicos do dia a dia também podem revelar certo favoritismo. Quando um chefe é muito amigo de um colaborador, ele pode ser mais tolerante com os erros que o funcionário cometer do que seria se esses erros tivessem sido cometidos por outro profissional. Ele também pode dar preferência às ideias desse colaborador, ignorando as dos demais.

Em outras palavras, se não houver maturidade e responsabilidade, esse chefe pode “passar pano” para o amigo, gerando indignação entre os outros profissionais. Além disso, sem um feedback justo e correto, esse amigo do chefe pode deixar de aprender e de aprimorar as suas competências de trabalho, tornando-se um mau profissional.    

Além do clássico exemplo da promoção, momentos mais típicos do dia a dia também podem revelar certo favoritismo. Quando um chefe é muito amigo de um colaborador, ele pode ser mais tolerante com os erros que o funcionário cometer do que seria se esses erros tivessem sido cometidos por outro profissional. Ele também pode dar preferência às ideias desse colaborador, ignorando as dos demais.

3. Informalidade e exposições constrangedoras

Entre amigos, é comum que haja determinados comportamentos: chamarem-se uns aos outros por apelidos, compartilharem histórias pessoais (inclusive situações engraçadas ou constrangedoras), fazerem brincadeiras entre si, combinarem viagens e festas no meio das reuniões, entrarem na sala uns dos outros sem aviso prévio, postarem fotos nas redes sociais em situações informais, e por aí vai.

Quando esses comportamentos ocorrem em um ambiente de trabalho, há uma informalidade excessiva. Isso pode levar os outros colaboradores a se sentirem constrangidos, ou mesmo enciumados por não terem as mesmas liberdades. Isso sem falar que há uma exposição excessiva da vida pessoal dos envolvidos.

4. “Privilégios” do dia a dia

Outra questão que pode ocorrer é que os demais colaboradores percebam o amigo do chefe como um privilegiado. Pode ser, por exemplo, que ele receba notícias em primeira mão, enquanto os outros funcionários permanecem “no escuro” acerca de decisões importantes da empresa.

Isso pode gerar inveja e fortalecer o ciúme da equipe diante de um colaborador privilegiado, que consegue se antecipar diante dos fatos e decisões do líder, o que pode prejudicar os companheiros.

5. Problemas de relacionamento com os demais colaboradores

Em consequência de tudo o que já foi dito, se um funcionário é visto como o queridinho do chefe, os outros colaboradores podem gostar menos dele. É como ocorre nas escolas: o aluno queridinho do professor quase sempre tem dificuldade de se relacionar com os colegas de classe.

Além disso, os outros funcionários podem ter medo de cometer erros ou de dar as suas opiniões perto desse colaborador, com medo de que ele repasse as informações ao chefe. O medo de ser vítima de uma fofoca pode levar os membros da equipe a se portarem de modo diferenciado quando o amigo do chefe está por perto.

6. Mistura da vida pessoal com a vida profissional

Por fim, misturar a vida pessoal com a vida profissional pode ser muito difícil. O chefe e o colaborador podem ter uma amizade maravilhosa, mas, com o passar do tempo, o chefe pode perceber que o funcionário é incompetente e comete erros imperdoáveis. Ou, então, o funcionário pode perceber que o chefe não é um bom líder e que não é claro nas suas solicitações.

Esses cenários poderiam ser resolvidos com uma conversa franca, em que os dois expõem as suas insatisfações em um feedback ético e sincero. Todavia, sendo amigos, será que eles realmente teriam essa conversa? Ou a adiariam o quanto fosse possível para não comprometer a amizade?

Dá para fazer amizade com um superior?

Como podemos perceber, há muitas dificuldades que podem ocorrer nessa amizade entre um chefe e um funcionário. Isso significa que é impossível que essa relação ocorra? Certamente, não. Essa amizade pode existir, desde que haja maturidade.

Os dois envolvidos precisam sentar e conversar, esclarecendo que ambos têm obrigações profissionais que precisam ser separadas da amizade. Não é porque os dois são amigos que o chefe vai deixar de corrigir os erros do colaborador, ou que o colaborador vai concordar com tudo aquilo que o chefe disser ou fizer. Essa relação só será saudável se os dois estiverem conscientes disso e dispostos a não levarem os conflitos profissionais para o lado pessoal. É um processo difícil, mas não impossível!

E você, querida pessoa, já teve amizade com algum chefe ou colaborador? Acredita que essa amizade seja possível? Qual é a sua opinião? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!

Se desejar ler o artigo no site de origem, é só clicar aqui. Exceto a primeira imagem, as demais não estão no artigo original; foram colocadas ,pelo blog, para tornar  a leitura do texto mais amigável.

Sobre o Autor: 

Com experiência de mais de 30 anos em treinamentos comportamentais, José Roberto Marques é um dos pioneiros em Coaching no Brasil e um dos maiores e mais requisitados Master Coaches do nosso país. 

As crianças e seus signos

 

Recebi o vídeo do Instagram, de um grupo amigo, mas consegui descobri-lo no YouTube e colocá-lo aqui, na Oficina de Gerência. É um "gift", um presente para alegrar o sábado de quem passar por aqui. 

Assistam e divirtam-se com a criatividade do autor... e confiram se os signos correspondem aos bebês que vocês foram um dia; ou aqueles outros que conhecem ou conheceram.

Se desejarem assistir no YouTube, com tela maior, podem clicar aqui.

Nascido para mandar (Fernando Pessoa)

  

Trago este texto de Fernando Pessoa para o blog com o maior prazer. 

Encontrei-o por acaso, mas traduz exatamente o que penso sobre o tema. 

Só a genialidade consegue apresentar um tema tão complexo em poucos parágrafos. 

Recomendo aos executivos em ação ou aqueles aspirantes que o copiem e coloquem nas suas cabeceiras. 

É genial e certeiro.

Nascido para Mandar Os homens dividem-se, na vida prática, em três categorias - os que nasceram para mandar, os que nasceram para obedecer, e os que não nasceram nem para uma coisa nem para outra. Estes últimos julgam sempre que nasceram para mandar; julgam-no mesmo mais frequentemente que os que efectivamente nasceram para o mando. O característico principal do homem que nasceu para mandar é que sabe mandar em si mesmo. O característico distintivo do homem que nasceu para obedecer é que sabe mandar só nos outros, sabendo obedecer também. O homem que não nasceu nem para uma coisa nem para outra distingue-se por saber mandar nos outros mas não saber obedecer. O homem que nasceu para mandar é o homem que impõe deveres a si mesmo. O homem que nasceu para obedecer é incapaz de se impor deveres, mas é capaz de executar os deveres que lhe são impostos (seja por superiores, seja por fórmulas sociais), e de transmitir aos outros a sua obediência; manda, não porque mande, mas porque é um transmissor de obediência.  O homem que não nasceu nem para mandar nem para obedecer sabe só mandar, mas como nem manda por índole nem por transmissão de obediência, só é obedecido por qualquer circunstância externa - o cargo que exerce, a posição social que ocupa, a fortuna que tem... Fernando Pessoa, in 'Teoria e Prática do Comércio'

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Conheçam Karolina Protsenko e Oscar Stembridge, uma brisa de emoções no YouTube

 Cliquem e conheçam (sem comentários):

Karolina Protsenko e Oscar Stembridge e continuem a procurá-los nas suas plataformas no YouTube e demais redes sociais.  

HIS REACTION WHEN SHE SINGS | Ed Sheeran - Perfect | Karolina Protsenko & Oscar Stembridge

AMAZING MOMENT 4-year-old joins singing Photograph by Ed Sheeran | Nicholas & Karolina Protsenko

Não fuja do "Ponto e Vírgula"; aprenda a usá-lo, agora.

Sempre tive dúvidas sobre quando usar o ponto e vírgula — até descobrir que ele poderia mudar completamente o tom do que escrevo. Neste post, compartilho o que aprendi. Ele não é vírgula, nem ponto final... Mas sabe unir ideias como ninguém. Descubra os mistérios do ponto e vírgula!

Este post vale como uma aula para saber como e quando usar o ponto e vírgula. Eu mesmo utilizava-o com como uma pausa entre a vírgula e o ponto, como é tradicional na maioria do textos . Ocorre que os recursos do ponto e vírgula vão muito além.

O vídeo, da excelente professora Lara Brenner, contém uma aula completa sobre o uso do ponto e vírgula; na sequência está um texto que colhi com a ajuda da IA, que também aborda de forma ampla o assunto em pauta.

Recomendo a todos, que gostam de escrever; precisam escrever e o fazem com prazer e respeito, a quem vai ler seus textos, que se aprofundem nesse conhecimento da nossa gramática. A utilização desse, aparentemente simples, sinal de pontuação vai  dar mais vivacidade e clareza às idéias que pretendam transmitir.

Bom proveito.

A forma correta de utilizar o ponto e vírgula

Quando usar o ponto e vírgula?

Aqui estão as situações mais comuns em que o ponto e vírgula é a escolha ideal:

• Para separar itens em listas complexas: Quando os itens de uma lista já contêm vírgulas, o ponto e vírgula é essencial para evitar confusão e garantir a clareza.

  • Exemplo: "Comprei frutas, como maçãs, peras e uvas; legumes, como cenouras, batatas e brócolis; e cereais, como arroz, feijão e milho."

• Para separar orações coordenadas que já contêm vírgula ou que são muito extensas: Quando as orações têm uma relação de sentido próxima, mas são independentes e pelo menos uma delas já possui vírgulas, o ponto e vírgula ajuda a organizar a frase.

  • Exemplo: "Ele estudou muito para a prova, revisou todas as matérias, fez exercícios; contudo, não conseguiu a nota esperada."

• Para separar orações coordenadas assindéticas (sem conectivo) quando há uma relação de sentido entre elas: Embora o uso do ponto final seja mais comum nessas situações, o ponto e vírgula pode ser utilizado para indicar uma conexão mais forte entre as orações.

  • Exemplo: "O sol se pôs; a noite chegou em silêncio."

• Antes de conectivos adversativos (mas, porém, contudo, entretanto, todavia), conclusivos (logo, portanto, assim) ou explicativos (isto é, ou seja, a saber) quando a oração anterior já é longa ou contém vírgulas: Nesses casos, o ponto e vírgula confere uma pausa mais significativa antes do conectivo, auxiliando na compreensão.

  • Exemplo: "A situação financeira da empresa era delicada, com dívidas acumuladas e poucas perspectivas de crescimento; no entanto, a equipe continuava otimista."

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Dicas importantes:

• Não confunda com a vírgula: A vírgula indica uma pausa breve e é usada para separar elementos de uma mesma oração ou orações de menor complexidade. O ponto e vírgula sinaliza uma quebra maior.
• Não confunda com o ponto final: O ponto final encerra completamente uma ideia ou período. O ponto e vírgula conecta ideias que, embora distintas, possuem uma relação de sentido.
• Clareza é a chave: Se você está em dúvida entre o ponto e vírgula e outro sinal de pontuação, avalie qual opção torna a frase mais clara e compreensível. Muitas vezes, reformular a frase pode ser uma alternativa.

Dominar o uso do ponto e vírgula enriquece sua escrita, tornando-a mais precisa e fluida. Com a prática e a atenção às regras, você se sentirá mais confiante para utilizá-lo de forma eficaz.

Administre seu tempo sem relógio e com bússola.

E

ste é um artigo da melhor qualidade sobre administração do tempo. Nunca esqueci uma dessas frases feitas que os palestrantes de PNL (Programação Neurolinguística) gostam de apresentar e que dizia: 

• "Os seres humanos nascem com 24 horas à sua disposição todos os dias. O que cada um faz com as suas 24 horas é o diferencial entre os que alcançam o sucesso e os demais".

Escrito há algum tempo, o artigo abaixo tem um alto nível de atualidade. Mauro Silveira, jornalista e escritor, apresentou nele uma abordagem bem diversa dos textos comumente divulgados no mundo corporativo.  

O autor apresenta uma série de medidas práticas, ferramentas e truques gerenciais que podem ser perfeitamente aplicados no dia a dia de técnicos, gerentes, diretores e todos os envolvidos no universo corporativo.

Artigo longo, reconheço, mas não deixem de lê-lo na íntegra. Sugiro até copiar e repassar para os seus amigos no mundo corporativo. Boa leitura.

 

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Está sem tempo

Por Mauro Silveira

Você quer aprender a administrar o tempo? Então esqueça o relógio - e pegue uma bússola. Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia, uma boa gestão do tempo exige, prioritariamente, a definição clara do rumo que você deseja dar à sua vida e sua carreira. Disso resultará todo o resto: dias menos desgastantes, compromissos respeitados, tarefas realizadas no prazo programado, metas alcançadas com serenidade e convívio saudável com a família. Essa é, na opinião dos principais especialistas em gestão do tempo, a única estratégia eficiente para quem sonha em assumir as rédeas da situação. Agendas, relógios, palms e computadores, tidos por muita gente como a solução para o problema, são apenas ferramentas eficientes que o ajudarão a atingir esse objetivo. 

Administrar bem o tempo tem sido, para a maioria das pessoas, uma espécie de missão impossível. Não faltam motivos para acreditar nisso. Segundo pesquisa feita entre 2000 e 2001 pela International Stress Management (Isma), no Brasil a média semanal de horas trabalhadas varia de 47 a 49, o que representa um mês a mais ao ano quando comparada à de dez anos atrás. Ao mesmo tempo, o universo corporativo vem passando por profundas transformações. As organizações estão mais enxutas, o trabalho está cada vez mais complexo e a pressão por resultados só faz aumentar. Vivemos uma angústia permanente por não conseguir absorver o volume de informações disponível. Numa simples banca de jornal existem mais de 3 mil títulos à venda, entre jornais, revistas, fascículos, edições especiais etc. No ano 2000, foram lançadas e reeditadas pelas editoras mais de 45 mil obras, segundo dados da Câmara Brasileira do Livro. E há ainda a internet. Sobra pouco ou quase nenhum tempo para família, filhos, exercícios físicos, lazer. 

Essa roda-viva tem levado muitos profissionais a reavaliar sua postura. "Os executivos acreditam agora que há outras coisas importantes na vida além da carreira nas grandes empresas", afirma Philip Simshauser, presidente do The Center, divisão da consultoria DBM nos Estados Unidos. Simshauser cuida exclusivamente da carreira de altos executivos. Segundo uma pesquisa recente desenvolvida por Simshauser, 50% dos profissionais que buscam uma recolocação no mercado preferem trabalhar em pequenas empresas ou montar o próprio negócio. "Essa é uma tendência clara: eles querem ter mais tempo para a família", diz. 

Qualquer um de nós pode controlar melhor o próprio tempo e deixar de fazer parte do time dos que vivem reclamando do fato de o dia ter apenas 24 horas. Você está disposto a reconquistar a autonomia de sua vida? Então não perca mais um único minuto.

Defina prioridades

Eis o primeiro e decisivo passo para começar a mudar essa realidade: "Administrar o tempo é fazer com que as pessoas busquem o que mais importa na vida delas", afirma o consultor Paulo Kretly, diretor-geral da consultoria Franklin Covey no Brasil. Em outras palavras: é preciso definir o que é realmente importante para você, e jamais perder esse foco. "Divirta-se com o que você faz e aproveite a vida", diz a professora Karen Haley Allen, da Dominican University of California, nos Estados Unidos. "Você dá um grande passo nesse sentido quando consegue uma boa combinação entre o que deseja para sua vida, a contribuição que pretende dar à sociedade e a sua atividade profissional. Essa é a essência da administração do tempo eficiente, pois você estará sempre dando o melhor de si mesmo na execução das atividades." Digamos que você tenha como prioridade o desenvolvimento profissional, mas as funções que vem desempenhando na empresa não contribuam para esse fim. Conclusão: você está empregando mal o seu tempo. Se você valoriza os papéis de marido e pai e só desempenha o de executivo, também vem perdendo a corrida contra o relógio. 

A definição das prioridades, no entanto, não é algo simples. Exige que você conheça muito bem a si mesmo. Um teste simples que poderá ajudá-lo nessa tarefa é imaginar que você está na sua festa de 80 anos. Quais projetos gostaria de ter realizado ao longo de todos esses anos? Que pessoas desejaria ver a seu lado? De quais feitos se orgulharia de contar aos filhos e netos? Agora reflita e responda com sinceridade: as atividades atuais que tomam seu tempo estão contribuindo para que você atinja esses objetivos e sonhos? Se a resposta for negativa, significa que está empregando seu tempo para fazer tarefas que não são prioritárias. Em resumo: você está mais para escravo do que para senhor do tempo. Defina, portanto, suas prioridades.

Livre-se dos maus hábitos

"Quando aceitamos um emprego, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder à empresa parte do nosso tempo, além de esforço, capacidade, conhecimento e talento", diz Eduardo O.C. Chaves, professor de filosofia da Unicamp e consultor de empresas. O problema é que aproveitamos mal o tempo, e para dar conta do recado começamos a usar para o trabalho horas que deveriam ser empregadas em outras atividades. Agimos assim porque adquirimos maus hábitos - e maus hábitos normalmente geram conforto no curto prazo. "É o caso da procrastinação", diz Sandro Vieira, diretor de operações e desenvolvimento da consultoria Escola de Líderes. "Deixar de fazer uma tarefa que não queremos num determinado momento gera um certo conforto por algumas horas. Só que no fim do dia o problema continuará lá, esperando por você para ser solucionado." 

Adquirir maus hábitos faz perder a autonomia sobre a vida. Você quer ter liberdade para passar mais tempo ou viajar, mas não pode. Isso gera angústia, frustração e aquela velha sensação de que o trabalho tomou conta de tudo. "Quem tem tempo não é aquele que não faz nada, mas aquele que sabe administrá-lo para fazer o que deseja", diz Eduardo Chaves, da Unicamp.

Trace a sua estratégia

É provável que você conheça ou até já coloque em prática algumas técnicas de administração do tempo. Há muitos livros e cursos sobre o tema. O problema é que boa parte das teorias ainda está baseada naquelas famosas listinhas de atividades que devem ser riscadas assim que forem cumpridas. Nada contra essa técnica, que, aliás, é bastante válida e eficiente, como veremos em breve. A questão é que só isso não basta para obter um bom resultado. Hoje, há uma quase unanimidade dos consultores em relação à eficiência da chamada matriz de administração do tempo. A metodologia foi criada por Stephen Covey, o guru americano de auto-ajuda e autor do best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Covey distribuiu uma série de atividades de acordo com as quatro maneiras (quadrantes) em que, segundo ele, empregamos o nosso tempo. Confira no quadro abaixo: 

• Quadrante I Nesse espaço estão representadas as atividades e as situações urgentes e importantes e que exigem a nossa atenção imediata. De acordo com Covey, esse quadrante sufoca as pessoas, pois elas vivem apagando incêndio, administrando crises e se tornam escravas dos problemas. "Enquanto o foco maior permanecer nesse quadrante, você continuará sendo dominado pela correria e pela ansiedade e sentindo-se impotente diante do desperdício de tempo", diz ele. Em resumo: você perderá o controle sobre sua vida.

• .Quadrante II Refere-se às atividades importantes mas não urgentes. Trata-se de um quadrante de grande importância para sua vida, pois é onde deve estar todo o seu planejamento de longo prazo: desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliação da carreira e de suas competências pessoais, análise e antecipação de problemas futuros, estudos, leitura de livros da sua área de atuação, elaboração de estratégias para delegação de tarefas aos subordinados, aprimoramento dos relacionamentos etc. Muitas vezes negligenciamos esse quadrante porque, embora fundamental para nossa vida, ele não tem a característica de urgência.

• Quadrante III Nele está incluído tudo que é urgente mas não é importante. "Quando você prioriza atividades que são apenas urgentes, corre o risco de cometer um erro fatal para a perda de tempo: o de fazer algo que não o ajudará em nada a atingir seus objetivos de curto, médio ou longo prazo", afirma Silvio Bugelli, sócio-diretor da consultoria Tranjan Consultores Associados (TCA), de São Paulo, e que adota o mesmo sistema.

• Quadrante IV São aquelas atividades que não são urgentes nem importantes. Quando você usa o tempo para algo relacionado a esse quadrante, está na maioria das vezes fazendo mau uso dele. As pessoas frequentemente entram nessa área porque ela serve de válvula de escape para uma série de problemas, atividades e compromissos indesejados.

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Segundo Stephen Covey, as pessoas que administram suas vidas de acordo com o surgimento das crises vivem 90% do tempo no quadrante I, dedicando os 10% restantes ao quadrante IV, onde estão as atividades que de alguma forma lhe dão algum alívio para as tensões. "Pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos quadrantes III e IV", afirma o guru. "Elas diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II." Isso quer dizer que elas preferem se dedicar ao planejamento de vida, aos relacionamentos, ao aperfeiçoamento e à prevenção dos problemas. Todos nós sabemos que isso é importante. Mas poucos realmente dão a atenção merecida a esses aspectos por causa das chamadas atividades urgentes e inadiáveis. Lembre que a produtividade de um profissional é medida pelo trabalho feito, e não pelo esforço em realizá-lo. O ideal, portanto, não é priorizar a sua agenda, e sim agendar as suas prioridades. 

Procure fazer seu próprio esquema seguindo a matriz de administração do tempo de Covey. Distribua suas atividades nos quatro quadrantes. Descubra em qual deles você tem empregado a maior parte do seu tempo e faça os ajustes necessários, procurando privilegiar os quadrantes I e II. Feito isso, você poderá usar as ferramentas que o ajudarão a administrar o tempo de acordo com suas prioridades. Tente programar as atividades mais importantes de acordo com seu relógio biológico - ou seja, para aquelas horas do dia em que você costuma ser mais produtivo. Veja como agir em cada uma das situações que mais costumam roubar tempo no trabalho:

Grande número de atividades 

Agenda, palm, computador e caderno passam a ser bastante úteis a partir de agora. Utilize a ferramenta que achar mais adequada para fazer sua lista de atividades. Defina quais as prioridades do dia e concentre-se nelas. Procure manter o foco. Não perca tempo com coisas que não são importantes e cuidado para não se deixar levar pela ansiedade. Vá riscando tudo aquilo que for executando. Isso é fundamental, pois o deixará estimulado e dará a sensação de que está realmente solucionando os problemas. Se precisar trabalhar mais horas que o normal num determinado período do mês, prefira chegar mais cedo ao escritório a sair mais tarde. Se tiver de levar trabalho para casa, programe-se para concluí-lo uma hora antes de se deitar, para reduzir a ansiedade e dormir mais tranquilo. Muitos profissionais passam noites em claro por causa disso.

E-mail

Abra-os, no máximo, duas vezes ao dia. "Quem fica o tempo todo olhando seu correio eletrônico geralmente tem o perfil de uma pessoa ansiosa", diz Sandro Vieira, da Escola de Líderes. Contenha-se. Quando abri-los, no entanto, responda-os no mesmo instante. Coloque os que necessitam de maior atenção e demandam mais tempo na sua lista de prioridades.

Excesso de informações

Mesmo que você tenha uma capacidade acima da média para absorver informações, jamais conseguirá assimilar tudo o que deseja. "Um dos segredos é não perder tempo com o que os outros acham que você deve saber", diz Elaine St. James em seu best-seller Simplifique Sua Vida no Trabalho (Editora Mandarim, 242 páginas). Você precisa desenvolver um senso crítico em relação ao que deve ou não ler, e saber se uma determinada informação será útil para o seu trabalho. As pessoas perdem muito tempo lendo informações que são interessantes mas não importantes. 

Para desenvolver uma disciplina, estabeleça um número de páginas para ler diariamente. Ou então determine um tempo fixo: 30 minutos, 45 minutos, uma hora. "Escolha o período do dia em que seu nível de compreensão é maior", diz Sandro Vieira, da Escola de Líderes. "Caso contrário, você acabará tendo de reler o texto para assimilá-lo." Evite também deixar papéis com anotações soltos em sua mesa. O ideal é colocar todas elas num único lugar (caderno, agenda, palm etc.). De acordo com uma pesquisa feita pelo Instituto Franklin Covey, perdemos em média 28 minutos por dia tentando encontrar em nossa mesa as informações de que tanto necessitamos.

Telefone

É instantâneo: o telefone toca e você o atende, desviando sua atenção. Além de perder a concentração no que estava fazendo, você corre o risco de empregar seu tempo em algo sem muita importância (um amigo querendo bater papo, outro desejando consultá-lo sobre um problema dele e não seu etc.). Para filtrar as ligações, você pode orientar melhor sua secretária, usar uma caixa postal para receber e gravar as mensagens ou mesmo determinar um horário para atender às ligações. Nesse último caso, avise as pessoas sobre a hora em que estará disponível para os telefonemas e peça que procurem respeitá-la. Evite abrir exceções. Seja sempre claro e objetivo ao falar ao telefone no trabalho.

Reuniões

Alguns executivos, na tentativa de reduzir o tempo de duração das reuniões, adotam a estratégia de fazê-las em pé. Isso só funciona se o tema não exigir muita análise, reflexão e debate. Para tornar as reuniões produtivas, adote as seguintes medidas: agende a reunião com antecedência, defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, não convoque ninguém que não seja realmente necessário, controle as conversas paralelas e os que monopolizam o diálogo, e procure não sair da pauta. Reuniões com mais de uma hora de duração geralmente são menos produtivas e mais cansativas. 

Outra maneira eficiente de impedir que esses encontros se alonguem demais é agendá-los estrategicamente às 11h30 (próximo ao horário de almoço) ou às 4 horas de uma sexta-feira (quando todos já estarão pensando no fim de semana). Reuniões nesses horários costumam ser mais rápidas, pois a maioria das pessoas tende a ser mais objetiva para satisfazer o hábito alimentar ou para programar as atividades do sábado e do domingo. 

Acúmulo de tarefas

Geralmente é reflexo de centralização excessiva. Delegue as tarefas. Para fazê-lo de maneira eficiente, no entanto, você precisa conhecer bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. Se você delegou, é porque confia nas pessoas. Não fique, portanto, interferindo no trabalho dos subordinados como se fosse o único capaz de resolver o problema com eficiência e dentro do prazo programado.

Interrupções

Se você é daquelas pessoas que estão sempre disponíveis, então sabe o quanto as interrupções atrapalham o desenvolvimento do trabalho. Antes de agir drasticamente contra esse problema, tenha em mente uma coisa: "As interrupções significam que nós temos valor, amigos e informações importantes", diz a especialista em gestão do tempo Karen Haley Allen, professora da Dominican University of California. "Em alguns casos, as interrupções significam que você faz parte dos negócios." Para evitar abusos, porém, você precisa aprender a dizer não e a ser firme. Não confunda boa educação com complacência. Diga à pessoa que o interrompeu que está ocupado. Se estiver escrevendo e alguém entrar em sua sala, não solte a caneta, caso contrário ele achará que você tem tempo de sobra para ouvi-lo. Peça para a secretária "filtrar" os que desejem falar com você. 

Outra armadilha na qual caímos com frequência é a de colocar cadeiras estrategicamente em frente às nossas mesas para receber os visitantes. Isso, na verdade, acaba sendo uma espécie de convite para que as pessoas se sentem ali e fiquem longos minutos falando sobre assuntos que nem sempre estão relacionados ao trabalho. A saída é deixar as cadeiras num canto qualquer de sua sala. Se a pessoa, no entanto, merecer maior atenção, aí, sim, você deve se levantar e posicionar a cadeira diante da mesa.

Burocracia

É um mal crônico em muitas organizações. Que fazer? Simplifique o que for possível. Há um grande número de atividades que somos obrigados a cumprir e que não agregam nenhum tipo de valor à empresa, ao produto e ao trabalho. Então, por que continuar? Tente questionar as tarefas que contribuem para a manutenção da burocracia e eliminar as que estiverem dentro de sua alçada.

Celular 

O recurso "olho mágico", que identifica quem está chamando, é um grande aliado. Só atenda quando for alguém com quem você não pode deixar de falar. Retorne as outras ligações num horário que não prejudique o seu trabalho. Ter um segundo celular apenas para chamadas urgentes é uma alternativa. Isso só funcionará, claro, se você for bastante seletivo na hora de divulgar esse outro número.

Imprevistos

Não há como evitá-los. Mas uma maneira eficiente de impedir que os acontecimentos inesperados provoquem um caos no seu dia de trabalho é manter um espaço de tempo livre na agenda para cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estará relativamente previsto dentro de sua programação.

Enfim, há um velho ditado popular que diz que tempo é dinheiro. É um grande erro. Tempo é vida. Cuide bem dele. 

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