Cuidado! Reunião é faca de dois gumes.

(imagem copiada da revista Veja, edição 2065 de 18 de junho de 2008)

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Excelente esta reportagem na revista Veja desta semana. O tema das reuniões, principalmente improdutivas é recorrente no mundo das corporações, mas mesmo assim, elas não cessam de acontecer.

Para quem está gerenciando, convocar uma reunião é um impulso... quase irresistível. Ostensivamente, não há "melhor" demonstração de poder (leia-se "pequenos poderes") do que comandar uma reunião. E quanto mais gente em volta da mesa ou no auditório, melhor. Os gerentes inexperientes abusam das reuniões sem saber que elas trabalham contra suas próprias administrações.

Reunião, também, é uma "faca de dois gumes". Explico: da mesma forma que é - na maioria delas - uma exibição de egos, principalmente do condutor, igualmente, é uma forte exposição das deficiências de quem está participando dela. Novamente na berlinda, o chefe.

Todas as suas habilidades pessoais estarão à mostra. Cultura geral e específica, conhecimento do negócio e talento para liderar estarão manifestadas nas intervenções do líder e dos participantes.

Por outro lado e no mesmo diapasão, as imperfeições (às vezes até de caráter), acanhamento timidez e falta de competência para liderar também estarão na vitrine, à vista de todos".

A reportagem da Veja é excelente pela abordagem. Nenhuma grande novidade, mas vale a leitura pela forma como o texto foi colocado. Confiram.

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"Uma pesquisa recente quantificou algo que há tempos se observa no ambiente empresarial: reuniões consomem a metade da jornada de trabalho de um típico executivo brasileiro – e muitas vezes não chegam a lugar nenhum.
O dado, revelado numa pesquisa feita pelo Instituto Tríade do Tempo com base em 2.000 entrevistas, mostra que o Brasil, nesse quesito, se assemelha aos Estados Unidos. Os funcionários brasileiros costumam descrever tais encontros como "martírios intermináveis". Para as empresas, por sua vez, o número de horas desperdiçadas em reuniões improdutivas causa outra espécie de prejuízo – este, financeiro. Estima-se que uma companhia de porte médio gaste algo como 1 milhão de reais por ano para manter seu quadro de executivos em encontros desnecessários. Com base nessa e em outras pesquisas, a pedido de VEJA, um grupo de especialistas reuniu os erros mais comuns cometidos em reuniões de trabalho, especialmente tediosas quando são dominadas por clichês corporativos (abaixo, os preferidos dos condutores de reuniões). A seguir os comentários.

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Erro: não cabe nem mais uma mosca na sala

O que dizem as pesquisas: 30% dos presentes não têm relação direta com o assunto discutido, muito menos poder para pôr as decisões em prática

O que funciona: limitar o grupo a dez pessoas. É o suficiente para que cada participante fale por cerca de dez minutos e ainda assim o encontro tenha uma duração razoável. Caravanas de funcionários resultam em discussões superficiais e tomam o dobro do tempo para chegar ao mesmo lugar

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Erro: o chefe desanda a falar

O que dizem as pesquisas: 25% do tempo consumido numa reunião se deve a assuntos laterais, sem nenhum vínculo com aquele que levou ao encontro nem um interesse genuíno para a empresa

O que funciona: distribuir aos convocados uma espécie de roteiro, com temas e tempo previsto para a exposição de cada um. Parâmetros como esses são uma maneira de demarcar os limites para os mais prolixos – e diminuir o tédio dos ouvintes

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Erro: sobra assunto, mas ninguém ouve

O que dizem as pesquisas: 70% dos oradores trazem à tona assuntos demais e reservam para o final justamente aquele que motivou a reunião. A essa altura, a concentração dos participantes já caiu à metade.

O que funciona: não apresentar mais do que três temas por encontro – limite médio de atenção numa situação dessas – e fazer o básico: começar pelo mais importante. O intervalo do café também está associado a maior eficácia da reunião

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Erro: uma reunião leva a outra – e o assunto nunca se resolve.

O que dizem as pesquisas: executivos de grandes empresas brasileiras permanecem cinco horas por dia numa sala de reunião. O excesso se deve à falta de objetividade: sem conclusão, um encontro costuma levar a outro

O que funciona: deixar para fazer uma grande reunião apenas quando o tema envolve diferentes áreas da empresa. Fora isso, é mais eficaz para assuntos circunscritos a um setor resolver as questões entre o chefe e um ou dois subordinados – algo básico, porém pouco aplicado
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Erro: apresentação "chata"

O que dizem as pesquisas: esse é o adjetivo mais usado por 60% dos executivos ao descrever os encontros aos quais costumam comparecer. Eles afirmam: "Reunião dá sono"

O que funciona: planejar reuniões de não mais de uma hora e meia e tentar alterar o formato de idade da pedra com medidas simples. Uma delas é encurtar as apresentações visuais, descritas com o mesmo enfado dedicado a um mau orador. A outra é designar alguém com quem se revezar na exposição: dois timbres de voz atraem mais atenção do que um só. E (talvez a mais eficaz de todas) jamais apagar a luz
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Corra dos chavões

Reuniões são ambientes propícios à repetição de clichês do mundo corporativo. Na tentativa de rebuscar o português, eles só causam prejuízo à clareza de idéias – e à própria correção no emprego do idioma. Exemplos comuns:

Agregar valor: Lugar-comum, é empregado para dar sentido positivo a tudo: idéias, lugares e pessoas

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Consensar: Verbo utilizado em reuniões para se referir a uma eventual unanimidade, não existe no dicionário

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Realizar: No jargão corporativo, virou sinônimo de dar-se conta, perceber – tal qual no inglês (to realize)

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Operacionalizar: Por que não fazer, executar ou praticar?

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Pensar fora da caixa: Numa reunião, é o mesmo que ser criativo. A expressão surgiu na década de 60 com a popularização de um jogo muito usado por empresas de recrutamento. Para chegar à pontuação máxima, era preciso olhar para fora dos limites de um quadrado

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Você é bom de reunião?

(veja a figura existente no site para fazer o teste "ao vivo")

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O teste a seguir, elaborado com base em pesquisas coordenadas pelo consultor em reuniões (sim, essa é uma especialidade) Christian Barbosa, classifica os condutores em três tipos. Saiba em qual você se enquadra:

1. Só participa das suas reuniões quem tem poder de decisão

Sempre Às vezes Nunca

2. Você estipula limite de tempo para os encontros

Sempre Às vezes Nunca

3. A pauta se limita ao roteiro original

Sempre Às vezes Nunca

4. Organiza atas e outros comunicados pós-reunião

Sempre Às vezes Nunca

5. Gosta de ouvir diferentes pontos de vista e sugestões

Sempre Às vezes Nunca

6. Suas reuniões duram menos de uma hora

Sempre Às vezes Nunca

7. Consegue lidar bem com eventuais conflitos entre seus funcionários

Sempre Às vezes Nunca

Total: (XX) pontos

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Resultado:

(cada "sempre" vale 3 pontos, cada "às vezes" é igual a 2 pontos e cada "nunca" vale 1 ponto)

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Até 8 pontos

Tipo: aniquilador de reuniões

Com você, elas são tudo, menos produtivas – e atraentes. A cada nova convocação, provavelmente sua equipe se sente desmotivada com a iminente perspectiva de perder tempo

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De 9 a 16 pontos

Tipo: aprendiz

Suas reuniões são razoavelmente bem-sucedidas: estimulam a equipe e chegam a algum lugar. Objetividade, no entanto, ainda não é sua maior qualidade

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Acima de 17 pontos

Tipo: especialista

Você não despreza as técnicas básicas de uma boa reunião: organiza temas, controla o tempo e mira objetivos. Raridade em seu meio, pode (e deve) passar o conhecimento adiante

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